Espoon kaupungilla on käytössä yhteiskehittämisen toimintamalli, jota on kehitetty 6Aika -Strategian Avoimet Innovaatioalustat- projektissa. Toimintamallissa yritykset, yhteisöt ja kaupungin toiminnot kehittävät yhdessä uusia tuotteita, palveluja ja liiketoimintoja. Toimintamallin edelläkävijätoiminnat ovat suomen- ja ruotsinkielinen opetus ja varhaiskasvatus. Mallia skaalataan kaupungin muihin toimintoihin ja vaikuttavuuden seuraamiseksi oli tarkoituksena laatia yhteiskehittämisen toiminnalle mittarit.
Yhteiskehittämisen mittareiden tavoitteena on mitata tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta kaupungin näkökulmasta. Näitä näkökulmia voivat olla itse palvelun tuottavuutta ja vaikuttavuutta mittaavat mittarit ja kaupungin elinvoimaisuuteen vaikuttavat mittarit. Yhteiskehittämisen tavoitteet ja mittarit tulee yhteen sovittaa strategian tavoitteisiin konkreettisella ja mitattavalla tasolla.
Yhteiskehittämisen tuottavuuden ja tuloksellisuuden mittaamisessa hyödynnettävää mittarointityökalua testattiin käytännön casella, joka sijoittui opetuksen tai varhaiskasvatuksen palveluihin, joilla on jo taustaa yhteiskehittämiseen. Mittarointityökalu tulee osaksi 6Aika Avoimet innovaatioalustat -projektia ja yhteiskehittämisen käsikirjaa 2.0.
Tuottavuuden (panostusten ja niillä saavutettujen tulosten suhde) ja tuloksellisuuden (asetettujen laadullisten ja määrällisten tavoitteiden saavuttaminen) mittaaminen mahdollistuu asetettujen tavoitteiden, toteutettujen toimenpiteiden ja toimenpiteillä saavutettujen muutosten välistä suhdetta tarkastelemalla. Erityisesti palveluiden tuottavuuden ja tuloksellisuuden mittaamisessa tavoitteiden määrittelyllä on keskeinen asema luotettavan mittaamisen aikaansaamiseksi.
Yhteiskehittämisen mittarointi perustuu vaikuttavuusketjun jäsennykselle, jossa havaitun tarpeen ja siitä johdettujen tavoitteiden oletetaan ohjaavan toteutettavien toimenpiteiden valintaa ja toimenpiteiden toteuttamisesta seuraavia vaikutuksia. Vaikutukset arvioidaan kunnan johtamisen viitearkkitehtuurissa esitettyjen näkökulmien mukaisesti: yritykselle, asukkaalle (yksilö), yhteisölle ja yhteiskunnalle, ympäristölle (vastuullisuusnäkökulma).
Strategiset tavoitteet eivät välttämättä ohjaa toimintaa tuloksellisuuden ja tuottavuuden parantamisen suunnassa riittävän konkreettisesti, joten mittarointi on hyödyllisempää perustaa strategisella tavoitteella tavoiteltavaa hyötyyn. Tunnistetut / tavoitellut hyödyt voidaan ajatella mitattavina päämäärinä, joille asetetaan tavoitetaso. Varsinaisen mittarin tulee siis osoittaa etenemistä tunnistetun hyödyn suunnassa.
Mittarointityökalu ohjaa kaupunkitason, mitattavan toimialan ja tarkastelun kohteena olevan tulosyksikön tavoitteisiin perustuvaan mittaamiseen. Kullekin tasolle määritellään tuloksellisuutta ja tuottavuutta osoittavat mittarit tasapainotetun tuloskortin (Balanced Score Card, BSC) neljällä näkökulmalla.
Jokaisen mitattavan tavoitteen osalta on tarpeellista arvioida tavoitteen saavuttamisen kannalta huomioon otettavat esteet tai hidasteet. Tavoitteiden asetannan prosessissa riskiarvio on syytä tehdä huolellisesti, ja mittarointiprosessissa on tärkeää tunnistaa kunkin mitattavan tavoitteen osalta tärkein riski.
Mittarointiprojektin ohjausryhmälle järjestettiin kaksi työpajaa, joissa työstettiin mittaroinnin viitekehystä, ideoitiin yhteiskehittämisen tuloksellisuutta ja tuottavuutta osoittavia mittareita sekä kokeiltiin mittarointityökalun käyttöä esimerkkitapauksen avulla. Ensimmäisessä ohjausryhmän työpajassa yhteiskehittämisen mittaroinnille laadittiin viitekehys, joka huomioi kehittämisen jatkuvan prosessin sekä yhteiskehittämisestä syntyvien kokonaishyödyn ja yksittäisten kehittämisprojektien tulokset. Viitekehys osoittaa yhteiskehittämiseen osallistuvat toimijat, heidän roolinsa sekä mittaroinnissa huomioitavat keskeisimmät teemat. Yhteiskehittäminen syntyy yksittäisestä ideasta, jonka ennakoidaan ratkaisevan jonkin olemassa olevan ongelman tai vastaavan johonkin havaittuun tarpeeseen. Yhteiskehittämisellä idea valmistellaan toimenpiteiksi, jonka voidaan olettaa tuottavan taloudellista hyötyä yrityksille ja vastaavan kunnan strategian mukaisesti asukkaiden tarpeisiin.
Mittarointityökalun käyttöä testattiin hankkeen ohjausryhmän toisessa työpajassa. Esimerkkitapaukseksi valittiin Tavoitteellinen oppiminen –toimintamalli ja työkalu, jota tarkasteltiin tulosyksikkötasolla.
Idean mittarointi toteutettiin työkalun ohjeistuksen mukaisesti. Työskentelyn tukena käytettiin ensimmäisessä työpajassa tunnistettuja tuottavuutta ja tuloksellisuutta osoittavia mittareita. Tosin työskentelyn alussa todettiin, että mittareiden tulee aina olla sidoksissa tavoitteisiin, eikä mittareita sellaisenaan voi päättää ennen tavoitteen tunnistamista ja määrittelyä. Esimerkkikuvauksen mittaroinnissa tavoitteen toteutumista uhkaavaa riskitekijää ei vielä sisältynyt työkalun käyttöön, mutta työskentelyn kuluessa todettiin riskinäkökulman olevan olennainen osa mittarointia. Riskinäkökulma lisättiin työkaluun työpajan palautteen perusteella.
Varsinainen mittarointi on hyödyllisintä ajoittaa jo tarpeiden tunnistamisen vaiheeseen, jolloin tavoitteet voidaan alusta pitäen määritellä mitattaviksi ja niiden seurannan tavoista ja vastuista voidaan päättää jo tavoitteen asettamisen yhteydessä. Mittarointiprosessin arvioitiin toteutuvan hyvin työpajatyöskentelynä, mutta kunkin toimijatahon edustus tulisi olla päättämässä mittareista, jolloin sitoutuminen tavoitteiden seurantaan paranee ja mittarit voidaan asettaa riittävän kattavaan tietopohjaan perustuen.
Analyysi ja mittarointityökalu julkaistaan Yhteiskehittämisen käsikirja 2.0:ssa marraskuussa.
Katja M Hagman